Como controlar as finanças de sua agência de turismo

[vc_row][vc_column][vc_column_text disable_pattern="true" align="left" margin_bottom="0"]A rotina de qualquer empresa é sempre intensa e cheia de contratempos. No caso das agências de turismo, os cuidados com o cliente demandam uma atenção especial, já que um rigoroso acompanhamento deve ser feito antes, durante e depois da venda do serviço. Entre os inúmeros check-ins e check-outs, entretanto, é fundamental que a gestão do seu negócio não perca o foco em uma de suas principais responsabilidades: O controle financeiro do empreendimento. Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), cerca de 50%  das empresas brasileiras fecham as portas após três anos de funcionamento.  Essa mortalidade precoce está intimamente associada ao descontrole financeiro  na gestão desses negócios, que, em muitos casos, adotam uma postura informal para lidar com essa responsabilidade. Para que sua empresa de turismo fique fora dessas estatísticas, fizemos um guia básico para ajudá-lo a contornar qualquer  problema nesse sentido.

Controle dos fluxos de caixa

Este controle é fundamental para registrar e mensurar todas as entradas e saídas de recursos financeiros em um determinado período, medida que vai facilitar  muito o seu planejamento para cumprir ou adquirir obrigações, isto é, dívidas com  bancos e fornecedores. Ele deve ser feito mensalmente, para saber a lucratividade da sua empresa, e diariamente, acompanhando os gastos que precisam ser feitos no cotidiano para melhor administrá-los. Além disso, esse mecanismo permite estipular os capitais de giro ideais para que seu caixa tenha fluidez, ajudando também na elaboração de projeções futuras da empresa. Hoje, existem diversos softwares destinados especificamente ao controle  dos fluxos de caixa, alguns, inclusive, especializados no setor de turismo.

Ofereça comissões para os vendedores

É fundamental que sua agência ofereça comissões bem definidas para os vendedores, estipulando metas com diferentes percentuais de participação. Essa é uma ótima forma para estimular as vendas, o que pode representar um acréscimo satisfatório nas suas entradas de caixa. Lembre-se, no entanto, que os custos com comissão são consideradas como custos variáveis. Isso significa que você deve considerá-los na hora de formular o valor final do seu produto, já que, quanto mais se produzir, maiores serão os  valores das comissões.

Defina o capital de giro apropriado

Esse é um recurso fundamental para sua empresa sobreviver no mercado. Os  giros de capital são uma reserva para garantir liquidez dos recursos financeiros do seu negócio, podendo também servir para cobrir despesas não previstas ou até para a expansão das atividades. Eles devem ser extraídos em momentos de alta lucratividade da sua empresa – no caso das agências de turismo, principalmente no final do ano. A necessidade do capital de giro certamente mudará de empresa para empresa,  dependendo do seu escopo de negócios e do porte, mas, segundo o Sebrae, é preciso que uma agência de turismo mantenha, pelo menos, R$ 20.000 nesse tipo de reserva para que não seja surpreendida durante as suas atividades.

Domine seus custos fixos e variáveis

Os custos fixos são todos àqueles que o empreendedor terá que pagar no final  do mês, independentemente de ter produzido ou não, já os variáveis, como já dito, são aqueles diretamente associados à sua produtividade (ex: comissão para vendedores, materiais usados para a produção, etc.). Claro, contas como aluguel, luz e telefone, por exemplo, são bastante previsíveis  e fácil de serem mensuradas. Porém, existem diversos custos, como a carga tributária específica do setor, que devem ser levados em consideração.

Separe as finanças pessoais das empresariais: defina um pro labore previamente

Um dos grandes equívocos das pequenas e médias empresas consiste em não distinguir as finanças empresariais das pessoais. Com isto, o processo de identificar como anda o crescimento de sua agência de viagens fica comprometida. Muitas vezes, isto ocorre porque o empreendedor acredita que por ter obtido uma  margem de lucro maior em determinado período, pode usufruir disto. Contudo,  é preciso ter em mente que esta margem não deve ir para o seu bolso, mas sim para investir no negócio a fim de que ele prospere cada vez mais. Por isso,  determine um pro labore fixo e, no período de avaliação das finanças, considere a possibilidade de aumentar o valor ou percentual destinado ao dono do negócio.

Adote as taxas de serviço

É preciso se ter em mente que as porcentagens das comissões vem diminuindo a  cada ano, e alguns fornecedores não estão pagando mais comissão aos agentes de viagem. Dessa forma, é preciso que sua agência considere a adoção das taxas de serviço para recuperar essa receita. A gestão, junto ao setor financeiro, deve fazer uma projeção honesta sobre todos os gastos e receitas, e qual é sua meta de lucros, para definir com clareza quais serão as taxas e os percentuais adotados. Essa é uma medida que com certeza será adotada por muitas agências no futuro.

E você, já domina as questões financeiras de sua agência de turismo? Assine nossa newsletter e receba dicas para alavancar o seu negócio!

---